2. Účetní doklady a účetní technika
2. ÚČETNÍ DOKLADY A ÚČETNÍ TECHNIKA
Význam, druhy, náležitosti, vyhotovování a oběh účetních dokladů
Význam
- zápisy do účetních knih se provádí na základě účetních dokladů
- účetní závěrka se sestavuje na základě údajů v účetních knihách
- nedodržení těchto zásad by mohlo vést k neprůkazným účetním záznamům
- mezi účetní písemnosti patří:
- účetní doklady
- účetní knihy
- účetní závěrky a výroční zprávy
- vnitropodnikové směrnice
- jiné účetní písemnosti (dokl. o inventarizacích, výpisy z OR, zápisy z valné hrom. ...)
- ZoÚ ukládá na základě účetních dokladů účtovat
- každý záznam musí být průkazný
- účetnictví vedené na podkladně pravdivých, přesných a včasných dokladů zachycuje průběh hospodářských činností v souladu se skutečností
- v účetních dokladech se zaznamenávají:
- hospodářské operace, které působí změny v majetkových složkách, závazcích, vlastním kapitálu, nákladech a výnosech účetní jednotky
- účetní operace, které vyplývají z techniky účetních zápisů (účetní převody při uzavírání účtů, účetní závěrce, opravy chybných účetních zápisů...)
Členění
- podle druhů
- faktury vystavené
- vyúčtování odběrateli
- faktury přijaté
- vyúčtování od dodavatele, na základě tohoto dokladu mi vzniká povinnost zaplatit
- příjmové pokladní doklady
- u plateb za hotové, vypisuje se 2x originál-zákazník; kopie-já
- výdajové pokladní doklady
- výdaje v hotovosti – stejné náležitosti jako PPD
- bankovní výpisy
- informují o stavu a pohybu peněz na bankovním účtu
- vnitřní účetní doklady
- jedná se o příjemky, výdejky a výplatní listiny
- podle počtu dokumentovaných účetních případů
- jednotlivé – dokumentují jednu hospodářskou operaci
- sběrné – shrnují více účetních dokladů a zachycují stejnorodé hospodářské operace nového dokladu (souhrnná výdejka materiálu za měsíc)
- podle místa vzniku
- vnější – mají vztah k okolí podniku (faktury)
- vnitřní – mají vztah k účetním případům, které se uskutečnily pouze uvnitř podniku (příjemky, výdejky, výplatní listina)
Náležitosti
- aby účetní doklady byly průkazným prostředkem o provedených operacích, musí mít podle ZoÚ řadu náležitostí:
- označení účetního dokladu
- musí zabezpečovat vazbu mezi jednotlivými doklady a účetními zápisy v účetních knihách
- musí být označeny tak, aby bylo zřejmé, že jsou kompletní (vzestupnou řadou čísel)
- obsah účetního případu a označení jeho účastníků
- peněžní částku nebo údaje o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
- okamžik vyhotovení účetního dokladu
- okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodné s okamžikem vyhotovení účetního dokladu
- podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování
- osoba odpovědná za účetní případ by měla garantovat věcnou správnost účetního případu (zda účetní příp. proběhl tak jak je popsáno v dokladu)
- osoba odpovědná za zaúčtování účetního případu by měla přezkoušet doklad z hlediska formálního (úplnost náležitostí účetních dokladů) a odpovídá za to, že účetní případ je zaúčtován v souladu s účetními předpisy
Vyhotovování účetních dokladů
- účetní doklady se mají vyhotovovat bez zbytečného odkladu
- zápis musí být trvalého charakteru
Oběh účetních dokladů
- ve větších podnicích musíme vytvořit tzv. vnitropodnikovou směrnici, která zaručuje plynulý pohyb dokladů v rámci účetní jednotky od okamžiku vyhotovení nebo přijetí dokladů, přes jejich ověření, zaúčtování až po archivaci
- postup oběhu dokladů lze rozdělit:
- přezkoušení správnosti
- kontrola účetního dokladu z hlediska věcné (obsahové) a formální stránky
- věcná stránka se týká prověření správnosti údajů na účetním dokladu a přípustnosti účetního případu, kterého se doklad týká, součástí je i početní kontrola, která ověřuje právnost výpočtů
- formální stránka se zaměřuje na ověření úplnosti náležitostí účetního dokladu
- příprava k zaúčtování
- příprava dokladů k zaúčtování zahrnuje tyto činnosti:
- třídění dokladů – rozdělení dokladů podle stanoveného hlediska (podle druhu na VBÚ, PPD, VPD, FAP, FAV)
- označování dokladů – přidělení určitého číselného, resp. abecedně číselného označení
- evidence – zápis dokladů do pomocných účetních knih (knihy faktur)
- určení účtovacího předpisu (předkontace) – představuje stanovení účtů a jejich stran, na kterých bude doklad zaúčtován vč. uvedení peněžních částek
- zaúčtování dokladů (účetní zápisy v účetních knihách, poznámka o zaúčtování – datum a podpis)
- úschova dokladů (založení do pořadačů, popř. šanonů)
- podnikatel je povinen uschovat veškeré účetní písemnosti po dobu stanovenou uschovacími lhůtami podle ZoÚ (nejméně 5 let)
Charakteristika, přezkušování správnosti a opravy účetních zápisů
Daňové doklady
- v souvislosti z DPH se vystavují daňové doklady
- daňový doklad má zákonem o DPH předepsané náležitosti, které jsou obsahově širší než vyžadované náležitosti účetního dokladu
- vznik daňové povinnosti je signálem pro vystavení daňového dokladu s následnou povinností odvést daň FÚ -> odběratel (plátce daně), v může uplatnit nárok na odpočet pouze na základě daňového dokladu
- plátce DPH má povinnost vystavit DD nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo do 15 dnů ode dne přijetí platby (zálohy), účtování přijaté/poskytnuté zálohy
- daňové doklady mohou mít různé formy nejčastěji se setkáváme s:
- daňovým dokladem
- faktura, která musí obsahovat:
- přesné označení kupujícího i prodávajícího vč. DIČ
- evidenční číslo dokladu
- datum vystavení daňového dokladu
- datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí platby
- jednotková cena bez DPH
- rozsah a předmět zdanitelného plnění (přesné označ. zboží či služby)
- údaje rozhodné pro stanovení daně (výši ceny bez DPH, základní nebo sníženou sazbu daně, výši daně uvedenou v korunách a halířích, popř. zaokrouhlenou na celé koruny)
- zjednodušeným daňovým dokladem
- nemusí obsahovat některé náležitosti, a přesto je uznávaným DD
- nemusí obsahovat údaje o kupujícím, jednotkovou cenu bez DPH, ZD a výši daně
- obsahuje tedy pouze celkovou částku a sazbu daně, daň si příjemce vypočítává sám
- mezi další daňové doklady patří:
- doklad o použití
- splátkový kalendář
- souhrnný daňový doklad
Opravy účetních zápisů
- v příp. opravy ZD a výše daně se vystavuje opravný daňový doklad (dobropis)
- opravný daňový doklad obsahuje:
- náležitosti odpovídající původnímu daňovému dokladu, vč. evidenčního čísla
- důvod opravy
- rozdíl mezi opraveným a původním ZD
- rozdíl mezi opravenou a původní daní
- rozdíl mezi opravenou a původní částkou k úhradě
- tento rozdíl se považuje za samostatné zdanitelné plnění, které podléhá dani ve zdaňovacím období, kdy byla oprava ZD provedena
- účetní jednotka je povinna provést opravy bez zbytečného odkladu a to tak aby bylo možno určit:
- osobu odpovědnou za provedení opravy
- okamžik provedení opravy
- obsah účetního záznamu (před i po opravě)
- například je možné chybný údaj přeškrtnout tenkou čarou tak, aby původní zápis zůstal čitelný, a do volného místa napsat údaj správný, dále se připojí datum opravy a podpis osoby, která opravu provedla
- za nesprávné opravování chybných zápisů se považují opravy, po nichž není původní zápis čitelný
Účetní knihy a jejich formy
- účetní případy se zaznamenávají účetními zápisy do účetních knih
- účetní jednotky účtující v soustavě podvojného účetnictví účtují v:
- deníku, v němž účetní zápisy uspořádávají z hlediska časového (chronologicky)
- hlavní knize, v níž účetní zápisy uspořádávají z hlediska věcného (systematicky)
- knihách analytické evidence, v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy
- deník – jeho význam spočívá zejména ve schopnosti prokázat úplnost účetnictví účetní jednotky – obsahuje všechny účetní případy týkající se účetního období, každý účetní případ je zde zaznamenán samostatně
- hlavní kniha – zahrnuje soubor všech syntetických účtů, které účetní jednotka používá
- získávají se z ní nejdůležitější informace o stavu a pohybu jednotlivých složek A, P, V a N
- musí obsahovat:
- zůstatky účtů ke dni, k němuž se hlavní kniha otevírá
- souhrnné obraty strany Md a Dal účtů za kalendářní měsíc
- zůstatky účtů ke dni, kdy se sestavuje účetní závěrka
- nedílnou součástí hlavní knihy jsou podrozvahové účty, na kterých se účtuje zejména o majetku, který účetní jednotka používá, ale nevlastní (např. najatý majetek, zásoby přijaté ke zpracování, zpracování přijaté do úschovy)
- na podrozvahových účtech se účtuje souvztažně s evidenčním účtem
- knihy analytické evidence
- zaměřují se na různé oblasti účetnictví, v praxi se můžeme setkat zejména s těmito knihami:
- inventární karta (karty) dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku
- kniha zásob (skladní karty)
- pokladní kniha
- kniha pohledávek a závazků (kniha vystavených a přijatých faktur)
- evidence DPH
- inventární karty časového rozlišení (evidenční karty leasingu)
- inventární karty rezerv
Formy účetních knih
- může být různá, záleží, zda je psána ručně nebo na PC
- při ručním zpracování lze použít:
- vázané knihy
- volné listy
- v současné době se vedou účetní knihy převážně ve formě počítačových sestav, které svojí podstatou jsou podobné vedení účetních knih na volných listech